Aanmaning voorbeeld: van herinnering tot laatste aanmaning

Bij een zakelijke klant: nee. Bij handelstransacties treedt het verzuim van rechtswege in zodra de betaaltermijn verstrijkt — de wettelijke handelsrente loopt automatisch en de minimumvergoeding van € 40 is zelfs zonder aanmaning verschuldigd (art. 6:96 lid 4 BW). Bij een consument ligt het anders: daar moet je eerst een kosteloze veertiendagenbrief sturen voordat je incassokosten mag rekenen (art. 6:96 lid 6 BW). In de praktijk stuur je ook zakelijk eerst herinneringen — niet omdat het moet, maar omdat het werkt en de relatie spaart.

Het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum, een nieuwe concrete betaaltermijn en wat er gebeurt als betaling uitblijft. Voor de veertiendagenbrief aan een consument komen daar wettelijke eisen bij: een termijn van veertien dagen die ingaat op de dag ná bezorging van de brief, en het exacte bedrag aan incassokosten dat je daarna in rekening brengt.

De wet schrijft geen aantal voor. Zakelijk is strikt genomen geen enkele aanmaning nodig (het verzuim ontstaat automatisch); richting consumenten is alleen de veertiendagenbrief verplicht vóór incassokosten. In de praktijk werkt een vaste reeks van twee à drie contactmomenten — herinnering, aanmaning, laatste aanmaning — beter dan blijven herhalen: na de laatste aanmaning is doorpakken geloofwaardiger dan een vierde brief.

Juridisch bestaat er geen vast onderscheid — beide zijn een verzoek om alsnog te betalen. In de praktijk is de betalingsherinnering het vriendelijke eerste bericht en de aanmaning de formelere opvolger die gevolgen benoemt. De enige brief met een wettelijk omschreven vorm is de veertiendagenbrief aan consumenten.

Richting consumenten niet bovenop de wettelijke staffel: de WIK-vergoeding dekt álle buitengerechtelijke kosten, dus aparte aanmanings- of administratiekosten daarnaast zijn niet toegestaan (dwingend recht). Tussen bedrijven is de staffel regelend recht — daar mag je contractueel een afwijkende (hogere) vergoeding afspreken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden.

Bij een zakelijke klant de wettelijke handelsrente — nu 10,40% per jaar — die van rechtswege loopt vanaf de dag na de vervaldatum, zonder dat een aanmaning nodig is. Bij een consument geldt de gewone wettelijke rente van 4%. Noem in de brief het rentetype en dat de rente al loopt; het exacte bedrag mag je bij overdracht ter incasso laten narekenen.